Ik zat op een terrasje in Alba, zo’n 10 jaar geleden. Geloof me, niets smaakt zo als een goede kop cappuccino in het zonnetje op een Italiaans terras. Okay, een aperitivo in het zonnetje op een Italiaans terras smaakt net zo goed, maar dat even terzijde. 😉

Terwijl ik van mijn koffie nipte en het publiek dat voorbij liep in me opnam, viel mijn oog op een ietwat verhit uitziende dame die duidelijk sneller dan de andere passanten liep. Wat nog meer opviel was, dat ze geen progressie boekte en van de ene kant van het pleintje naar het andere liep terwijl ze speurend om zich heen keek.

Ik herkende iets in haar houding en toen ze mijn richting weer in liep, hield ik haar staande. Ik vroeg haar wat er aan de hand was en of ze hulp nodig had. Op dat moment stond het huilen haar nader dan het lachen en ze riep me met een piepende stem toe, dat ze haar groep kwijt was. Ik stond op, raakte haar arm even aan om haar te kalmeren en vroeg haar welke groep en waar ze deze groep kwijt geraakt was. Ze haalde diep adem en legde me uit, dat ze met een groep Japanners met een bus door het gebied trok en na Barolo nu Alba bezocht. Ze was heel even naar het toilet gegaan en toen ze terugkwam stond de groep niet meer op de plek waar ze ze achter gelaten had. In blinde paniek was ze de straatjes in en uit gelopen op zoek naar de groep, maar het laatste half uur, had ze de mensen nog steeds niet terug gezien.

Ik rekende snel mijn koffie af en bedacht met haar een plan. Het was nog niet de tijd van whatsapp of selfies, dus ik had bijzonder weinig om op te varen, maar een groep van 20 Japanners moest toch te vinden zijn in de typisch Italiaanse straatjes. We splitsten op en terwijl zij de straatjes aan de ene kant van het plein checkte, ging ik naar de andere kant. Ik vroeg de eerste 2 winkels aan beide zijde van de straat om uit te kijken naar de groep en deed dat bij elk straatje dat uitkwam op het plein. Zo had ik in ieder geval meerdere paar ogen en ze konden me bellen op het nummer, dat ik bij ze achterliet.

De gids deed uiteraard hetzelfde aan haar zijde en in plaats als een kip zonder kop heen en weer te rennen, hadden we zo een werkbaar plan.

Het duurde geen 5 minuten totdat ik een telefoontje kreeg. De groep was gespot in een truffelzaak. Ik vroeg de dame aan de telefoon ze daar vooral te houden, noteerde het adres en belde de gids. Eind goed al goed. Gelukkige Japanners met truffelolie en tricolore pasta en een nog gelukkigere gids. 

De gids had deze situatie natuurlijk makkelijk kunnen voorkomen. Er zijn een aantal richtlijnen, een draaiboek en een tijdlijn waar jij en je gasten zich aan houden en hoe beter je communiceert, hoe makkelijker dat te bewaken valt.

Ik ben blij, dat de Alba-situatie zo is afgelopen, maar voorkomen is altijd beter dan genezen. Nu denk je waarschijnlijk “Ja, maar dat zal mij niet overkomen!” Dat heeft de gids waarschijnlijk ook gedacht, want totdat je voor het poortje staat, bedenk je het gewoon niet 🙂

Wanneer jij meer wilt weten over het organiseren van retreats en het in goede banen leiden van de uitvoering, dan spar ik graag eens met je welke informatie nuttig voor jou is en hoe ik je verder kan helpen. In een online sessie kan ik je al verder helpen met 3 tips, dus laat die kans niet liggen. Klik hier om de gratis online sessie aan te vragen.

Liefs, Irma

Met stunning retreats naar extra omzet
en high performance ondernemen